Все, что вы хотели узнать о тендерах коммерческой недвижимости
Инвестиционные и генподрядные компании рынка коммерческой недвижимости, перед которыми встает вопрос поиска новых партнеров по бизнесу, способных обеспечить поставку необходимых товаров и услуг, решают эту проблему чаще всего путем организации тендера.
Теоретически этот метод выгоден и заказчику и исполнителю, ведь в условиях прозрачной конкурентной борьбы отсеиваются худшие подрядчики, а заказ получают те, кто способен предложить оптимальные условия сотрудничества. Но так ли это на самом деле? Всегда ли участие в торгах такого типа позволяет заказчику получить наилучший из возможных вариантов удовлетворения его потребностей? Чем тендер является для подрядчика – хорошим инструментом для реализации своего бизнеса или обременительной необходимостью при поиске заказчиков? Чтобы ответить на эти вопросы, стоит, наверное, проанализировать современное состояние такого явления, как тендер. Ведь в Украине уже сложилась определенная практика проведения подобного типа торгов, породившая как положительные, так и отрицательные отзывы.
С ЧЕГО НАЧИНАЕТСЯ ТЕНДЕР?
Организация проведения тендера – достаточно трудоемкий процесс, который проходит в несколько этапов. Обычно все начинается с подготовки грамотного и подробного тендерного задания компанией-заказчиком.
Сергей КАРАМНОВ, президент девелоперской компании Real Estate Solutions:
– Это может быть техническое задание или просто свободная форма – скажем, запрос на предоставление необходимой информации о компании. То есть от заказчика требуется предоставить достаточную информацию о проекте для формирования коммерческого предложения. Главное, чтобы такая тендерная документация была разработана грамотно, и полученные предложения можно было сравнивать по конкретным критериям. В другом случае полученные предложения будут несопоставимы, и это осложнит их оценку или сделает ее вовсе невозможной.
После того как тендерное задание подготовлено, формируется перечень компаний, способных выполнить поставленные задачи. Приглашение на участие в конкурсе может быть как публичным, открытым, так и закрытым – в этом случае задание рассылается ограниченному кругу компаний. Собираются заявки от организаций, ознакомившихся с кратким описанием проекта и выразивших желание принять участие в конкурсе. Этим компаниям рассылается тендерная документация. Спустя какое-то время осуществляется сбор подготовленных документов, проводится анализ коммерческих предложений от компаний и конкурсный отбор.
Сергей КАРАМНОВ:
– В рамках тендера сравниваются различные параметры компаний. Как правило, это наличие опыта реализации подобных проектов и надлежащих лицензий. Стоит исследовать результаты прошлой деятельности компании, возможно, связавшись с ее прежними клиентами. После сопоставления всех «за» и «против» происходит предварительный отбор потенциальных партнеров и проводятся встречи с выбранными компаниями. При необходимости организуется второй этап тендера на детализацию коммерческих предложений. На основании предложенной информации и принимается решение, кто выиграл тендер. Только после всех этих этапов подписывается договор о сотрудничестве.
В сжатом виде технология проведения тендеров, по данным корпорации Mirax Group, выглядит так:
• составление тендерной документации (задание на тендер)
• получение коммерческого предложения и необходимой дополнительной информации; документация от претендента для проведения квалификации
• квалификационный отбор
• приглашение дать твердую оферту прошедшим квалификационный отбор
• проведение тендерной процедуры
• заключение договора с победителем.
Какие нюансы следует учитывать в первую очередь при подготовке к проведению тендера? Не лучше ли переложить все организационные хлопоты на плечи специализированной фирмы? Мнения экспертов по этому поводу едины – если нужен результат, а не формальное проведение торгов с заранее известным победителем, то организацией и проведением тендера лучше заниматься самостоятельно.
Марат ХАЙРУЛЛИН, начальник отдела МТО, подбора подрядных организаций и логистики украинского филиала корпорации Mirax Group:
– Перекладывать организацию тендера на специализированные фирмы не стоит, поскольку очень мало специализированных компаний владеют полной информацией о заказчике и подрядчиках. При проведении тендерной процедуры крайне важно самим контролировать данный процесс при выборе поставщика или подрядчика, максимально полно отвечающих требованиям и условиям компании-заказчика.
Сергей КАРАМНОВ:
– Тендер обычно организуют владелец или девелопер – те участники торгов, которых больше всего интересует результат. В зависимости от задач девелопер может объявить тендер и выбрать компании: консультанта, управляющего проектом (генерального подрядчика), архитектора-проектировщика, эксплуатирующую компанию. Но полностью передать функции по организации тендера, а значит, и ответственность управляющей компании, никто не решается. Правда, иногда управляющая компания может играть роль консультанта в выборе подрядчиков.
КЛАССИФИКАЦИЯ ТОРГОВ
Понятие «тендер» объединяет достаточно широкую палитру весьма сильно разнящихся друг от друга видов торгов, которые бывают закрытыми и открытыми, одноэтапными и двухэтапными. Чем они различаются, стоит знать всякому уважающему себя деловому человеку.
Открытые тендеры называются так потому, что в них могут участвовать любые организации. Об их проведении размещаются объявления в СМИ. Чаще всего они собирают большое количество участников, что делает конкурентную борьбу в рамках торгов более острой. Обычно такой тип тендера выбирается в случае, когда для заказчика вопрос цены преобладает над темой качества.
Закрытые тендеры проводят только для специально приглашенных компаний, отобранных организаторами торгов. Чаще всего такие тендеры проводятся среди наиболее крупных фирм или их консорциумов. Выбор подобной формы торгов может диктоваться разного рода обстоятельствами: желанием разместить заказ только у проверенных партнеров, с хорошей репутацией; намерением получить комплекс качественных услуг из «одних рук» и т. п.
При проведении тендеров с ограниченным участием список претендентов на получение заказа организаторам заранее не известен, но ограничен некими условиями, например, наличием специального допуска, лицензии, принадлежностью к определенному государству и т. п. Такой тип тендера используется преимущественно в случаях, когда выполнение заказа связано со сферой, которую регулируют специальные правила и нормативы.
Кроме того, тендеры отличаются друг от друга количеством этапов, необходимых для выбора победителя торгов. При проведении одноэтапного тендера переговоры заказчика с компаниями-участниками запрещены. Судьба заказа решается в честной борьбе во время торгов.
Если же тендер проводится по двухэтапной методике, то на первом этапе проводятся переговоры по технической части предложений поставщиков. До этого организатор тендера разрабатывает ориентировочный вариант технического задания; на его основе поставщики готовят первоначальные заявки без указания цены и других коммерческих условий. Далее организатор проводит переговоры, на которых согласуются различные варианты решения задачи, предложенные поставщиками, по их результатам организатор тендера готовит окончательный вариант технического задания.
На втором этапе поставщики подают окончательные конкурсные заявки с техническим предложением, подготовленным согласно уточненному варианту конкурсной документации и коммерческим предложением (цены, сроки поставки и график платежей, условия поставки и так далее) в том же порядке, в каком происходит подготовка и подача конкурсных заявок в ходе открытого тендера. После этого специалисты компании-организатора тендера занимаются их сопоставлением и оценкой, выбирая победителя торгов. Стоит отметить, что двухэтапные тендеры используются достаточно редко из-за сложности и длительности процедур. Чаще всего к столь трудоемкой методике прибегают при закупке сложной дорогостоящей продукции.
– Каким образом украинские компании определяют тип тендера, который им подходит лучше всего?
Марат ХАЙРУЛЛИН:
– Тип тендера обычно определяется в два этапа:
• на первом проводится предварительная квалификация (полный сбор информации о претенденте, соответственно, получение от него предварительного коммерческого предложения, которое в процессе квалификации может корректироваться и обсуждаться с заказчиком)
• на второй стадии вопрос решается с помощью тендерной процедуры: претендент подает твердую оферту, после чего его приглашают на процедуру тендера. После этого с победителем тендера заключается договор подряда или поставки материала.
Сергей КАРАМНОВ:
– Солидные компании редко проводят открытые тендеры. Для них это попросту потеря времени. Они и так знают все особенности организаций, действующих на рынке, качество их работ. Крупные фирмы не будут рисковать временем, потому что инвестируют в проект большие средства и нуждаются в информации в короткие сроки. Если же компания функционирует в определенном сегменте рынка в течение многих лет, то она не нуждается в проведении открытых тендеров и в основном проводит закрытые торги. Проведение открытых торгов в большей степени актуально для молодых компаний, не обладающих точными данными о рынке, либо для тех заказчиков, которые в течение какого-то отрезка времени не мониторили рыночную ситуацию.
ТЕНДЕРНЫЕ ОПАСНОСТИ
Тендерная процедура выбора подрядчика имеет своих приверженцев и противников. Руководители крупных и средних компаний нередко весьма скептически отзываются об этой рыночной технологии – дескать, тендеры не выгодны никому из участников таких торгов, даже той компании, которая их выигрывает. Их логика заключается в следующем: тендеры обычно выигрывают участники торгов, предлагающие наименьшую стоимость своих товаров или услуг. При этом в пылу борьбы они порой опускают ценовую планку ниже предельно допустимого уровня, что влечет экономию на материалах, услугах специалистов и пагубно сказывается на качестве итогового продукта. Заказчик в таком случае рискует получить проблемную продукцию или сервис и попасть в ситуацию скупца из народной поговорки, которому приходится платить дважды. Но такое предубеждение многие считают надуманным.
Марат ХАЙРУЛЛИН:
– Это ошибочное утверждение. Победителем становится компания, набравшая наибольшее количество баллов. При правильной концепции проведения тендера учитываются не столько стоимость услуг и качество товаров, сколько соотношение цена/качество. Некачественные услуги мы не получаем, поскольку проводится подготовительная работа с подрядчиками. Они предоставляют нам полную информацию о реализованных проектах, по которым мы можем определить уровень и качество выполненных работ. Что касается материалов, сами производители заботятся о качестве выпускаемой продукции. Если она не будет отвечать нашим требованиям, страдает от этого только поставщик, поскольку на рынке строительных материалов предложение превышает спрос.
Алексей ЧАЙКА, директор строительной компании «Архитектура и технологии»:
– Прежде всего маленькая поправка – победителями тендеров становятся не из-за наиболее низкой стоимости товаров и услуг, а благодаря оптимальному соотношению используемых материалов и их стоимости. В данном случае необходима просто-напросто грамотная проектная документация, которая ставит всех участников тендера в равные условия, так как проект предусматривает конструктивы, нормы расходов и используемые материалы. А чтобы обезопасить себя от предоставления некачественных товаров и услуг, необходим свой или привлеченный полноценный технический надзор.
Еще одна «страшилка», отпугивающая заказчиков от проведения тендеров, заключается в том, что нередко конкурсанты сознательно занижают цену, чтобы выиграть тендер и впоследствии провести корректировку стоимости в сторону повышения. Что греха таить – такие ситуации случаются, и подчас их провоцируют сами заказчики в случаях, когда не совсем четко формулируют техническое задание или условия тендера. В результате выигравшая тендер компания не в состоянии выполнить заказ или работы будут стоить значительно дороже, чем заявлялось во время торгов.
– Каким образом можно избежать таких неприятных сюрпризов?
Марат ХАЙРУЛЛИН:
– В нашей компании всегда есть четкие, регламентируемые тендерной документацией и внутренними приказами требования, с которыми знакомят подрядчика. Эти требования регламентируются внутренними нормами предприятия.
Алексей ЧАЙКА:
– В данном случае лучше обратиться к незаинтересованным специалистам, чтобы четко сформулировать требования к подрядчику. Стоит это недорого, но это важный момент, так как организация проведения тендера, а также последующая реализация проекта без должной подготовки и наличия подготовленных специалистов – процесс дорогой и трудоемкий, и ошибок не прощает.
Сергей КАРАМНОВ:
– Проведение торгов имеет как позитивные, так и негативные моменты. Вообще понятие «тендер» включает в себя осуществление конкурентного отбора участников с целью определения победителя тендера (торгов) в соответствии с установленной процедурой. Тендер, с одной стороны, если он проводится корректно, – очень удобный механизм получения от участвующих в нем фирм наилучших предложений по поставкам продукции или выполнения какого-либо проекта. Тремя основными критериями выбора фирмы есть сроки, стоимость и качество. С другой стороны, существует несколько факторов, которые существенно снижают эффективность тендерного подхода. Во-первых, тендерная схема способна существовать лишь в условиях так называемого «рынка покупателя», т. е. в тех областях, где предложение превышает спрос и уже поэтому ущербна (ситуация на рынке может измениться, и спрос превысит предложение). Во-вторых, эта схема применима, прежде всего, для крупных разовых закупок и работ и слабо подходит для построения долговременных партнерских отношений. В-третьих, она обеспечивает выбор на основе самой низкой цены и не учитывает множество других немаловажных факторов.
